Voorzitter:
- Voorzitter draagt zorg voor de belangen van de vereniging in het algemeen en is in het bijzonder belast met de representatie van de vereniging.
- Hij leidt alle vergaderingen, besprekingen en discussies.
- Hij neemt alle maatregelen, die hij voor een ordelijk verloop van een vergadering , bespreking of discussie nodig, nuttig, wenselijk of bevorderlijk acht.
- Hij houdt toezicht op de tenuitvoerlegging van alle bestuursbesluiten.
- Bij ontstentenis van de voorzitter wordt deze vervangen door de vice-voorzitter – zo die er is – en bij het ontbreken daarvan door het bestuurslid, dat daartoe in onderling overleg is aangewezen.
Van de voorzitter wordt tevens verwacht dat hij betrokken is bij de volkshuisvestingzaken en dat hij voeling houdt met de ontwikkelingen in deze.
Secretaris:
- De secretaris is belast met de correspondentie en de administratie van de vereniging.
- Hij ondertekent met de voorzitter namens het bestuur alle uitgaande stukken en is verplicht daarvan een afschrift te houden in het verenigingsarchief.
- Hij maakt de notulen van de bestuurs- en ledenvergaderingen en de gecombineerde vergaderingen van Bestuur en Raad van Commissarissen.
- Hij houdt de ledenadministratie bij, alsmede de presentielijst met betrekking tot de aanwezigheid tijdens (leden)vergaderingen en zorgt voor het oproepen voor de vergadering en andere verenigingsactiviteiten.
- Hij verzorgt – zo nodig – de verenigingspubliciteit via alle daartoe geëigende publiciteitsmedia.
- Hij is belast met het bijhouden van het verenigingsarchief. Daarbij kan hij op ondersteuning in raad en daad rekenen van minimaal één der overige bestuursleden, bij voorkeur niet zitting hebbend in het dagelijks bestuur.
- Verder doet hij alles dat gewoonlijk tot de taak van een secretaris behoort en hiervoor niet specifiek werd omschreven.
- De secretaris wordt – zo nodig – bijgestaan door een 2e secretaris die hem tevens vervangt in geval van ontstentenis.
Penningmeester:
- De penningmeester verricht alle door de vereniging verschuldigde betalingen.
- De penningmeester is belast met het gehele financiële beheer van de vereniging en in het algemeen met al het geen gewoonlijk tot de taak van de penningmeester behoort.
- Hij zorgt voor een behoorlijke en regelmatige inning van de huren, lidmaatschapsgelden, donaties, subsidies, legaten en bijdragen van welke aard en grootte dan ook.
- Hij boekt op duidelijke en overzichtelijke wijze alle inkomsten en uitgaven van de vereniging.
- Hij zorgt er voor, dat de externe accountant in staat is een beredeneerd jaarverslag over de financiële toestand van de vereniging en over de inkomsten en uitgaven in het afgelopen verenigingsjaar uit te brengen, welk jaarverslag gedurende 30 minuten vóór aanvang van de jaarvergadering ter inzage ligt in het lokaal waarin de vergadering wordt gehouden.
Aan de leden, die aanwezig waren op de laatstgehouden algemene ledenvergadering wordt het jaarverslag ter hand gesteld tezamen met de oproep voor de algemene ledenvergadering, waarvoor dit jaarverslag geagendeerd is.
- De penningmeester ziet er op toe, dat de hiervoor bedoelde accountant het jaarverslag vergezeld doet gaan van een goedkeurende accountantsverklaring, als bedoeld in de Gedrags- en Beroepsregels Registeraccountants.
- De penningmeester ziet er op toe, dat het bestuur op het jaarverslag jaarlijks de verklaring van volledigheid plaatst, welke verklaring dient ondertekend te zijn door alle bestuursleden.
- De penningmeester mag slechts betalingen doen binnen het kader van het jaarlijks door de Raad van Commissarissen vast te stellen bedrag en/of waarde – als bedoeld in artikel 10, lid 5 sub I der statuten (jaarlijks investeringsmaximum).
- Iedere rekening betreffende onderhoudswerkzaamheden en/of werkzaamheden van bouwkundige aard- door de penningmeester te betalen – wordt door een lid van de onderhoudscommissie aan de hand van het vigerende bonnensysteem en na akkoordbevinding aan de penningmeester te betaling ter hand gesteld.
- Alle door de penningmeester betaalde rekeningen dienen binnen drie maanden na de betalingsdatum door de voorzitter en secretaris voor akkoord te worden getekend.
- De penningmeester is verplicht te allen tijden inlichtingen omtrent de toestand van de kas en inzage van de boeken te geven, wanneer het bestuur of de Raad van Commissarissen dit verlangen. De penningmeester is persoonlijk aansprakelijk voor de onder zijn berusting zijnde verenigingsgelden en/of –geldswaarden.
Leden onderhoudscommissie:
- De onderhoudscommissie is belast met het dagelijks onderhoud van klachten (reparatieverzoeken) en het mutatieonderhoud conform de besluitenlijst.
- Betreffende het onderhoud worden de besluiten genomen in de bestuursvergaderingen.
- De leden van de onderhoudscommissie dienen affiniteit te hebben met de technische zaken die van toepassing zijn.
- De leden van de onderhoudscommissie dienen zich beschikbaar te houden voor overleg met de ondernemers die in opdracht werkzaamheden verrichten voor de vereniging.
- De leden van de onderhoudscommissie dienen toezicht te houden op de werkzaamheden zoals die in opdracht door de ondernemers worden verricht.
- De leden van de onderhoudscommissie plegen regelmatig overleg met de ondernemers ten einde een zo hoog mogelijke kwaliteit na te streven.
- In geval van onenigheid met een ondernemer cq huurder dient het geschil aan het bestuur te worden voorgelegd.
- De onderhoudscommissie pleegt regelmatig overleg met de overige bestuursleden en draagt zaken onderling over bij afwezigheid.
- De onderhoudscommissie is gehouden opdrachten te verstrekken aan ondernemers aan een vooraf vastgesteld maximaal bedrag .
- Indien de opdracht het maximum bedrag overschrijdt dienen er meerdere offertes te worden aangevraagd en zal het bestuur een beslissing nemen.
- De onderhoudscommissie zal in de uitvoering van haar taak het door het bestuur vastgestelde beleid inzake onderhoud en mutatieonderhoud volgen.
Download hier de gedragscode voor het bestuur en raad van commissarissen